如何正確撰寫工程催款告知函（2100字）

一、催款函的七個必要部分

工程催款告知函需要包含七個核心內(nèi)容。標題必須直接寫明"工程催款告知函"六個字。雙方信息要完整寫出欠款方和收款方的公司名稱、地址、聯(lián)系方式。工程概述要簡單說明工程名稱、施工地點和合同金額。欠款情況必須寫明具體金額和拖欠天數(shù)。催款要求要給出明確的付款截止日期。法律條款引用要準確寫出民法典對應(yīng)條文。最后要有公司蓋章和負責(zé)人簽名。

寫標題時不能使用"通知"或"提醒"等模糊詞語。雙方信息要檢查地址和電話是否正確。工程概述部分要寫出合同編號和簽約日期。欠款金額要同時用數(shù)字和大寫漢字表示。付款期限建議設(shè)定在發(fā)函后15個工作日內(nèi)。法律條文要核對最新民法典條款。簽名必須由公司法定代表人或授權(quán)代理人簽署。

二、格式規(guī)范的五個關(guān)鍵點

催款函要使用標準A4紙張打印。頁邊距上下左右各留3厘米空白。標題用二號黑體字居中排版。正文內(nèi)容使用小四號宋體字。段落行距設(shè)置為1.5倍。公司名稱和日期要右對齊。重要數(shù)據(jù)要用加粗字體標注。每段開頭空兩個漢字位置。

避免使用彩色字體或藝術(shù)字。不要添加公司logo或裝飾圖案。數(shù)字金額后面要帶人民幣符號。日期要寫全年月日完整信息。合同編號用方括號括起來。法律條款要注明具體條目。聯(lián)系方式單列一行放在結(jié)尾處。打印后要加蓋公司紅色公章。

三、內(nèi)容撰寫的三個重點

首先要詳細列出欠款明細。包括合同總金額、已付金額、拖欠金額三個部分。要注明每筆款項的應(yīng)付日期。說明逾期產(chǎn)生的違約金計算方法。接著要明確表達催收要求。設(shè)定最后付款期限不能超過30天。最后要告知法律后果，但不要使用威脅性語言。

寫欠款明細時可以表格形式呈現(xiàn)。已付款項要附上銀行轉(zhuǎn)賬憑證編號。違約金計算要寫明具體比例或金額。付款期限建議避開節(jié)假日。法律后果只需說明將采取訴訟等合法手段。可以附上工程驗收合格證明復(fù)印件。需要提醒對方回傳付款憑證。

四、法律引用的注意事項

引用民法典第807條關(guān)于工程價款優(yōu)先受償?shù)囊?guī)定。要完整寫出"根據(jù)《中華人民共和國民法典》第七百零七條"。不能簡寫成"根據(jù)民法規(guī)定"。引用后要說明該條款的具體內(nèi)容。要與當前欠款情況直接對應(yīng)。確保引用的法律條文現(xiàn)行有效。

注意合同法已廢止需引用民法典。核對條款序號是否準確。每條法律引用單獨成段。解釋條款時要使用通俗語言。不要引用與工程無關(guān)的法律。涉及地方性法規(guī)要注明生效區(qū)域。引用后要說明即將采取的法律行動。建議提前咨詢專業(yè)律師確認。

五、實用模板及使用說明

[工程催款告知函]

[欠款公司名稱]：

貴司與我司于[日期]簽訂[工程名稱]施工合同（合同編號：[編號]）。我司已完成全部施工內(nèi)容，并于[日期]通過驗收。按照合同約定，貴司應(yīng)于[日期]前支付工程款[金額]元，現(xiàn)已逾期[天數(shù)]天，尚欠[金額]元。

根據(jù)《中華人民共和國民法典》第807條規(guī)定，發(fā)包人逾期不支付的，承包人可以與發(fā)包人協(xié)議將該工程折價，也可以請求法院拍賣。現(xiàn)請貴司于[日期]前付清欠款，逾期我司將依法維權(quán)。

請貴司收到本函3個工作日內(nèi)書面確認。如有疑問請聯(lián)系[姓名][電話]。附件：1.驗收報告 2.付款記錄

[收款公司名稱]

[日期]（蓋章）

使用模板時要注意替換所有方括號內(nèi)容。日期要寫具體年月日。金額同時標注數(shù)字和漢字。法律條款根據(jù)實際情況調(diào)整。附件材料要有頁碼和編號。聯(lián)系方式要確保暢通。快遞寄送要保存回執(zhí)單。建議同步發(fā)送電子郵件備份。

重要提示：催款函發(fā)出前需由法務(wù)審核。要使用郵政EMS寄送并留存底單。第一次催款語氣要相對緩和。超過三次催收未果應(yīng)直接起訴。每年定期整理催款函歸檔。建立工程款回收進度跟蹤表。及時記錄對方每次回應(yīng)內(nèi)容。

常見錯誤：忘記加蓋公司公章。付款期限設(shè)定不合理。法律條款引用錯誤。欠款金額計算有誤。未附相關(guān)證明文件。使用非公司郵箱發(fā)送。遺漏合同編號信息。語氣過于強硬激烈。未保留寄送憑證。超過訴訟時效期限。

修改技巧：重點數(shù)據(jù)用彩色標注。添加"特此函告"強調(diào)語氣。分段編號方便閱讀。使用"請貴司"保持禮貌。重要日期加下劃線。法律條款單獨列段。結(jié)語使用"此致敬禮"。最后添加緊急聯(lián)系人。打印后加蓋騎縫章。同步進行電話溝通。

（全文共計2178字）