如何有效撰寫工程款催收函（全流程指南）

一、催收函的六大核心要素

寫催收函要注意六個關鍵部分。第一是標題要寫清楚類型，比如直接寫明"工程款催收函"。第二要在開頭寫全甲方單位名稱和地址，不能簡寫或寫錯。

接下來要說明合同情況。要寫明合同名稱、編號和簽定日期。欠款金額要用數字和大寫同時標注，比如"50萬元（伍拾萬元整）"。拖欠時間要具體到年月日，例如"應于2025年6月30日前支付"。

催款期限要合理。根據工程總價和拖欠時間設定期限，通常給15-30天準備時間。要寫明最后截止日，比如"請于2025年8月15日前結清"。

法律提醒要規范。可以寫"若逾期未付，我方將按合同第X條收取每日千分之三的違約金"。但不能寫威脅性話語，比如"不付款就讓你上黑名單"這種話不能出現。

結尾要留聯系方式。寫明經辦人姓名、電話和電子郵箱。公司名稱要蓋章，日期要寫具體發函日。如果是電子版，要使用公司郵箱發送。

二、法律效力的三個保障要點

催收函本身不能強制對方付款，但有三個重要作用。第一能保留催款證據，證明我們主動追討過。第二可以延長法律追訴期，從發函日重新計算三年有效期。

寫法律條款要對照合同。違約金比例不能超過合同約定，利息標準要參考銀行同期利率。可以寫"根據合同第八條，逾期付款需承擔違約責任"，但不能自己編造處罰條款。

發函方式影響證據效力。郵局掛號信和EMS快遞最可靠，要在信封寫明"工程款催收函"字樣。電子發送要用公司郵箱，不能通過微信隨手轉發。所有發送憑證要保存至少兩年。

三、發送催收函的實操步驟

準備階段要核對信息。財務部門提供準確欠款數據，法務部審核法律條款。重要函件最好讓律師看過再發。

郵寄要注意三個細節。第一選擇郵局對公業務窗口辦理，第二要求回執服務，第三拍照留存發件過程。快遞單上要寫明文件名稱，不能只寫"文件"。

電子發送要確認收件。用公司郵箱發送后，要打電話確認對方是否收到。如果對方已讀不回，要保存郵件已讀回執。重要催收函不要用個人郵箱發送。

四、常見問題處理方法

對方拒收怎么辦？快遞被退回要保留原包裝，在法庭上可作為對方逃避債務的證據。連續三次發送都被退回，可以考慮公告送達。

催收函寫錯怎么辦？立即補發更正函，寫明"替代某日函件"。錯發函件要書面說明作廢，不能簡單打電話告知。

對方提出異議如何處理？要書面回復質疑點，重新核對賬目。如果確實存在爭議，催收函要暫停發送，先解決糾紛再繼續催款。

五、后續跟進注意事項

建立催收檔案。每份函件要留存復印件，發送憑證按時間排序。跟進記錄要寫明每次聯系時間、方式和結果。

逾期后的應對措施。超過期限7天內可電話提醒，15天后發第二封催收函，30天后應啟動法律程序。每次跟進都要記錄在案。

重點提醒：催收函不能代替律師函。如果對方拖欠超過合同約定時間90天，建議委托專業律師處理。涉及重大工程款（500萬元以上），在發函同時就要準備訴訟材料。

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