工程催款函寫作指南

一、催款函的基本結構

工程催款函需要包含七個主要部分。標題要直接寫"催款函"三個字。開頭要寫明發函日期和雙方公司的全稱。收件人信息要準確填寫對方公司的地址和負責人姓名。

正文第一段要說明發函目的。用簡單句子寫明催款的具體工程名稱和合同信息。第二部分要列出欠款金額和拖欠時間。金額必須用數字和漢字兩種方式書寫。

結尾部分要設定付款截止日期。日期要留出合理時間，通常給10-15個工作日。最后要留下聯系人電話和銀行賬戶信息。公司蓋章和負責人簽名不能遺漏。

二、核心內容寫作要點

欠款情況要說清楚三個要素。合同約定的總工程款是多少，已經支付多少，還剩多少未支付。要注明工程驗收合格的具體日期。最好附上驗收報告的編號。

付款要求要寫明最后期限。例如"請于2025年12月31日前支付"。要指定付款方式，是銀行轉賬還是支票支付。賬戶信息要完整準確，包括開戶行名稱和賬號。

法律提醒部分要引用具體條款。民法典第577條和第579條最常用。要說明逾期付款的后果，比如收取利息或采取法律行動。但不要使用威脅性語言。

三、法律條款使用方法

引用法律條文要注意三點。條款編號必須正確，最好注明最新修訂版本。內容要用引號標注，保持原文不變。解釋條款要簡單明了，不用專業術語。

例如可以這樣寫："根據民法典第579條規定，貴公司應當支付剩余工程款。" 不需要解釋法律術語，直接說明對方義務。如果涉及違約條款，要注明合同具體條款。

重要條款要重點標注。可以用加粗字體顯示法律條文。但整篇文檔的格式要保持統一。法律條款引用后，要立即說明對我方主張的支持作用。

四、標準格式示范

[公司信頭]

2025年11月20日

XX建筑工程有限公司

北京市朝陽區XX路XX號

致：張三 總經理

關于XX廠房建設項目工程款催收函

我方與貴公司簽訂的XX廠房施工合同（合同編號：2025-001）已履行完畢。該項目于2025年10月15日通過竣工驗收（驗收報告編號：JC20251015），按合同約定貴公司應于驗收后30日內支付尾款。

截至本函發出日，貴公司尚欠工程款人民幣壹佰萬元整（￥1,000,000）。請于2025年12月10日前將款項匯至以下賬戶：

開戶行：中國工商銀行北京分行

賬號：6222 0210 1234 5678

戶名：XX建筑公司

根據民法典第579條規定，當事人應當按時履行付款義務。若未能在上述期限前付款，我方將依法主張權利。

聯系人：李四

聯系電話：010-12345678

XX建筑公司（蓋章）

項目經理：李四（簽字）

五、常見問題處理

信息不全時要補充證明材料。可以附上合同關鍵頁復印件。工程驗收文件要提供蓋章版本。往期付款憑證要整理成清單。

對方提出異議要及時回應。如果對工程質量有疑問，可以約定復驗時間。金額有爭議時要核對合同補充條款。所有溝通都要書面記錄。

發送方式要選擇郵政EMS或公證送達。普通快遞可能不被法院認可。要保存好送達回執原件。電子郵件發送要確認對方已查收。

修改范文時要注意四個重點。替換所有帶方括號的占位符。金額和時間要反復核對。法律條款要確認現行有效。聯系信息必須準確無誤。

催款頻率要適度控制。首次發函后7天可電話提醒。超過15天未回復應發第二封函。兩封催款函間隔不宜短于10天。避免每天重復發送相同內容。

法律程序前要保留證據。催款函復印件要存檔。對方簽收記錄要保存。往來溝通記錄要整理。這些材料在訴訟時都是重要證據。