企業催款函撰寫指南（2186字）

一、催款函的基本構成要素

企業催款函需要包含六個基礎部分。標題要直接寫明"催款函"三個字。開頭要準確填寫對方單位的全稱。正文第一段需要說明雙方的合同關系和項目名稱。比如"我方與貴方在2025年簽訂了XX項目服務合同"。

第二段要明確欠款金額和拖欠時間。金額需要同時用漢字和數字兩種方式書寫。例如"截至2025年5月，貴方尚有人民幣伍拾萬元整（￥500,000）服務費未結清"。這部分要注明具體的欠款截止日期。

第三段要引用法律條款。根據民法典第676條規定，借款方逾期還款需要支付利息。催款函可以寫明"依據民法典第676條，貴方需在10個工作日內結清欠款及逾期利息"。注意要寫明具體的法律條款編號。

第四段要設定付款期限。這個期限需要合理，通常給10-15個工作日。要具體到年月日，比如"請于2025年6月15日前完成支付"。同時要寫明付款賬戶信息。

結尾部分需要留下聯系方式。包括聯系人姓名、職務、電話和郵箱。最后要寫明發函單位的全稱和發函日期。日期建議使用中文數字，如"二〇二四年五月二十日"。

二、法律條款的正確使用

民法典是催款函的主要法律依據。第676條明確規定逾期付款需要承擔利息。在函件中要完整引用法律條文內容。可以這樣寫"根據民法典第676條規定，借款人逾期還款需按約定支付利息"。

引用法律時要注意三點。第一要寫明具體條款編號。第二要說明該條款與當前事項的關聯性。第三要注明法律后果。例如"如未按期支付，我方將保留起訴權利"。

要注意法律條款的時效性。2025年1月1日起施行的民法典替代了之前的合同法。催款函中不能引用已廢止的法律條文。建議定期核對法律條文是否有更新。

三、規范格式的三大要點

催款函必須使用正式文件格式。頁眉要包含單位名稱和logo。正文使用宋體小四號字，1.5倍行距。段落首行縮進兩個字符。重要數據要用加粗顯示。

雙方信息要完整準確。發函方信息包括單位全稱、地址、郵編、電話。收函方信息要與其營業執照完全一致。如果是集團公司，要具體到分公司的名稱。

付款信息要詳細明確。必須寫明開戶行全稱、賬戶名稱、銀行賬號。例如"開戶行：中國工商銀行北京分行朝陽支行，戶名：某某公司，賬號：123456789"。跨境支付還需注明SWIFT代碼。

四、公證的必要性分析

日常催款不需要公證。普通催款函具有法律效力。只要內容真實、格式規范，就能作為訴訟證據。公證會增加時間和經濟成本。

三種情況建議公證。第一是涉及大額資金（500萬以上）。第二是對方多次拖延付款。第三是準備進入法律程序前。公證可以強化證據效力。

公證需要準備的材料包括：營業執照復印件、法定代表人身份證、合同原件、往來憑證。公證處會對函件內容進行核實，整個過程需要3-5個工作日。

五、撰寫時的注意事項

數據準確性最重要。金額、日期、賬號等信息要反復核對。建議兩人以上交叉驗證。小數點后保留兩位，大寫數字要注意"零"的正確用法。

語氣要專業但不失禮貌。避免使用"必須""立即"等命令式詞語。改用"請""望"等禮貌用語。例如"望貴司盡快安排付款"比"必須馬上付款"更合適。

發送方式要注意法律效力。建議同時使用EMS郵寄和電子郵件。郵寄要保留簽收回執，郵件要使用企業郵箱。發送后需做好記錄，包括發送時間、方式和內容概要。

催款函要編號管理。建議采用"年份+部門+序號"的格式，如"2025-CW-001"。建立專門的登記臺賬，記錄每份函件的發送對象、金額和跟進情況。

遇到復雜情況要咨詢律師。比如對方提出質量異議，或存在合同變更的情況。律師可以幫助評估風險，調整催款策略。專業法律意見能有效降低訴訟風險。

六、常見錯誤規避指南

不要遺漏關鍵信息。檢查是否包含以下要素：雙方全稱、合同編號、欠款金額、付款期限、法律依據、聯系人信息。缺少任何一項都可能影響法律效力。

避免使用模糊表述。"部分款項""相關費用"等用語不明確。要具體寫明"2025年3月服務費尾款人民幣30萬元"。時間要精確到日，金額要精確到分。

注意訴訟時效問題。根據民法典規定，普通債務訴訟時效為3年。如果欠款超過3年未主張權利，可能喪失勝訴權。催款函發送要及時，并保留送達證據。

電子文檔要規范管理。建議建立專門的催款函模板庫。設置修改權限，避免非授權改動。每次使用模板時，要另存為新文件并注明使用日期。

七、特殊情況應對策略

對方失聯時的處理辦法。首先通過多種渠道聯系，包括注冊地址、關聯企業、行業主管部門。仍無法聯系時，可在省級以上報紙公告催款，保留刊登憑證。

跨境催款的注意事項。要注明結算幣種，寫明匯率基準日。例如"按2025年5月20日中國銀行外匯牌價折算"。涉及不同法域時，要注明適用法律。

分期還款的處理方式。如果同意分期，需簽訂書面協議。明確每期金額、時間和違約責任。約定如有一期逾期，全部債務視為到期。每次還款要開具收據。

八、后續跟進管理要點

建立催款進度表。記錄每次溝通的時間、方式和結果。建議使用表格管理，設置提醒功能。超過付款期限3天未回復，應啟動二次催款流程。

完善證據鏈管理。收集整理合同、送貨單、驗收單、對賬單等全套文件。電子文檔要打印歸檔，紙質文件要掃描備份。重要文件需加蓋騎縫章。

定期進行賬款分析。按賬齡將應收賬款分類：30天內、31-90天、91-180天、超180天。不同賬齡采取差異化的催收策略。超過1年的欠款要重點跟進。

通過系統學習這些要點，企業可以規范催款函的撰寫，有效維護自身權益。實際操作中要結合具體情況靈活調整，必要時尋求專業法律支持。規范的催款管理不僅能加速回款，還能提升企業的風險管理能力。