【工程催款聯系單撰寫指南：情感溝通與法律保障】

一、用情感化語言促進催款溝通

寫催款單需要把握語氣。催款不是吵架，而是解決問題。我們要讓對方感受到我們的誠意。開頭可以先說感謝的話。比如“感謝貴方一直以來的合作”，這樣能建立良好溝通基礎。

接著要說明實際情況。直接點出款項逾期的事實，但要注意用詞?？梢哉f“根據合同約定，目前存在未支付的工程款”。這樣既講清事實，又不帶指責語氣。

最后要表達共同解決問題的意愿?？梢哉f“我們愿意和貴方一起想辦法解決這個問題”。這種表達方式能讓對方感受到被尊重，更容易獲得配合。

二、合作共贏在款項支付中的重要性

所有工程合作都建立在互信基礎上。催款函中要反復強調這點。可以寫“及時付款能保證項目正常推進，這對雙方都有好處”。這種表述把付款行為和共同利益聯系起來。

要提醒對方合同的法律效力。比如寫“按照民法典第五百零九條，我們都應該按約定辦事”。這樣既講法律依據，又避免顯得威脅。

可以回憶合作中的成功案例。例如寫“上次XX項目我們配合得很好，這次也能順利解決”。用具體事例增強說服力。

三、換位思考化解催款難題的方法

首先要承認對方的困難?？梢詫憽拔覀冎垃F在經濟環境不好，企業都有壓力”。這種表達能消除對立情緒。

然后給出彈性解決方案。比如“可以分期支付”或“延長部分賬期”。但要說明彈性空間有限度，比如寫“請在15個工作日內確定方案”。

最后要設定明確時間節點。不能只說“盡快支付”，而要寫“請于6月30日前完成付款”。具體日期能推動對方采取行動。

四、標準催款函模板及使用要點

模板結構要完整。必須包含：對方單位名稱、項目名稱、欠款金額、合同條款、處理建議、回復期限、發函單位信息等要素。

注意法律條款引用規范。要寫明具體法律名稱和條款號，比如“依據《民法典》第579條”，不能模糊寫“根據相關法律”。

保留協商解決的空間。模板中要設置“如對賬目有疑問可聯系王經理（電話XXX）”等內容，體現解決問題的誠意。

五、法律工具的正確使用技巧

熟悉常用法律條文。重點掌握《民法典》合同編、建設工程司法解釋中關于工程款支付的條款。這些是催款函的法律依據。

學會分層級發函。第一次催款用聯系單，第二次用告知函，第三次用律師函。不同階段用不同法律文書，形成完整證據鏈。

做好送達證據保全。重要函件要通過EMS郵寄，在備注欄寫明“XX項目催款函”，保留簽收記錄。必要時可公證送達過程。

【完整催款函范例】

XX建設項目工程款催繳通知單

致：上海城建工程有限公司

首先感謝貴司在浦東新區道路改造項目中的專業配合。我們高度重視雙方建立的合作伙伴關系，也理解當前建材價格上漲帶來的資金壓力。

根據2025年3月簽訂的施工合同（編號SH-PD202503），二期工程款人民幣貳佰萬元應于2025年12月31日前支付。截至目前，該款項已逾期45天。

我們建議可采用分期支付方案：即2025年2月28日前支付100萬元，剩余100萬元于2025年4月30日前結清。該方案已充分考慮貴司資金周轉需求。

依據《民法典》第803條，請貴司于2025年1月25日前書面確認支付方案。若未能按期回復，我們將不得不采取法律規定的救濟措施，這不符合雙方合作初衷。

期待貴司盡快落實付款事宜，共同維護良好的合作記錄。如有疑問請聯系張經理：138-XXXX-XXXX。

此致

敬禮！

上海建工集團項目部

2025年1月15日

（附：合同復印件、工程進度確認單、往來對賬單）

【撰寫注意事項】

1. 數據要具體：金額、日期、合同號必須準確

2. 語氣要平和：避免使用"必須""否則"等強硬詞匯

3. 方案要可行：提出的解決辦法要切實可操作

4. 證據要齊全：隨函附上所有相關文件復印件

5. 渠道要明確：指定具體聯系人和聯系方式

【常見問題處理】

當對方質疑工程量時：應提供監理確認的進度報告

當對方主張質量問題時：可建議第三方檢測機構評估

當對方要求延期時：可接受合理延期但需簽訂補充協議

當對方完全失聯時：需通過公證送達啟動法律程序

【升級催收策略】

首次催款后7天未回復：發送加蓋公章的正式催告函

14天未回復：委托律師出具法律意見書

21天未回復：向行業協會備案不良信用記錄

30天未回復：依法向工程所在地法院提起訴訟

好的催款函既要維護自身權益，也要為后續合作留有余地。通過情感溝通、法律依據、彈性方案的三重組合，既能有效推進收款，又能保護商業關系。關鍵是要做到立場堅定但態度誠懇，要求明確但手段靈活。