【工程款催款通知函的五個核心要點(diǎn)】

一、催款函的基本結(jié)構(gòu)要清晰

催款函需要包含五個主要部分。標(biāo)題要寫明"工程款催款通知函"這幾個字。開頭要寫清楚對方公司的全名、地址和聯(lián)系方式。中間部分要說明具體的欠款項目和金額。結(jié)尾要留出發(fā)函公司的名稱和日期。

每個部分都有具體要求。標(biāo)題要單獨(dú)成行并加粗顯示。對方信息要使用公司注冊時的完整名稱。欠款金額要同時用數(shù)字和漢字書寫。比如："欠款金額：￥500,000元（伍拾萬元整）"。最后要蓋公司公章并讓負(fù)責(zé)人簽字。

二、欠款信息必須詳細(xì)準(zhǔn)確

寫欠款情況時要包含三個關(guān)鍵信息。第一是工程項目的具體名稱。第二是雙方簽訂的合同編號和日期。第三是欠款總額的詳細(xì)計算方式。這些內(nèi)容要和原始合同保持一致。

金額部分要分開說明本金和利息。例如："本金：400,000元，利息（按年利率5%計算）：100,000元，合計：500,000元"。所有數(shù)字都要核對兩遍，確保沒有計算錯誤。如果合同里有違約金條款，也要單獨(dú)列出來。

三、法律條款要正確引用

催款函必須引用正確的法律條文。《民法典》第807條是最常用的條款。這條規(guī)定發(fā)包方逾期付款時，承包方可以要求折價或拍賣工程。引用時要寫清楚法律名稱和具體條款號。

注意不要引用過時的法律。2025年1月1日之后都要用新版《民法典》。合同條款要和法律規(guī)定對應(yīng)。比如工程驗收標(biāo)準(zhǔn)對應(yīng)《民法典》第799條，付款時間對應(yīng)第626條。

四、語氣措辭要專業(yè)得當(dāng)

催款函要使用正式書面語。避免使用"馬上還錢"等口語化表達(dá)。可以說"請于2025年12月31日前支付"。不能用威脅性語言，比如"不還款就讓你倒閉"。這種話可能構(gòu)成恐嚇。

要給出明確的時間節(jié)點(diǎn)。比如"收到本函7個工作日內(nèi)"。同時要保留協(xié)商余地，可以寫"如有異議請5日內(nèi)書面反饋"。提醒法律后果時要客觀，比如"逾期將依法主張權(quán)利"。

五、法律程序要完整規(guī)范

發(fā)函前要檢查三個程序要點(diǎn)。第一要確認(rèn)合同約定的催款方式，是書面通知還是快遞送達(dá)。第二要使用公司正式信頭紙打印。第三要通過EMS寄送并保留快遞單。

收到回執(zhí)后要立即歸檔。如果對方超過期限未付款，要在3個月內(nèi)起訴。注意建設(shè)工程優(yōu)先受償權(quán)的有效期是18個月。重大案件要提前做財產(chǎn)保全，防止對方轉(zhuǎn)移資產(chǎn)。

【催款函常見問題解決方案】

問題一：對方不承認(rèn)收到催款函

解決方法：使用郵政EMS寄送并要求回執(zhí)。在快遞單上寫明"工程款催款通知函"字樣。保留電子版發(fā)送記錄。重要項目可以請公證處現(xiàn)場公證送達(dá)過程。

問題二：對方對欠款金額有爭議

解決方法：在函件中附上對賬單復(fù)印件。列出每筆進(jìn)度款的計算明細(xì)。提供工程驗收報告的掃描件。如有監(jiān)理簽字確認(rèn)的文件也要一并附上。

問題三：對方拖延支付怎么辦

解決方法：在函件中設(shè)定明確的最后期限。比如"請于2025年12月31日下午5點(diǎn)前支付至指定賬戶"。到期后立即發(fā)送第二封催告函。同時準(zhǔn)備起訴材料。

問題四：合同條款不清晰如何處理

解決方法：在催款函中引用《民法典》第510條。該條款規(guī)定約定不明確時可以協(xié)議補(bǔ)充。同時注明將按交易習(xí)慣或國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。比如工程驗收可按GB50300標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

問題五：跨國工程款如何催收

解決方法：使用中英文對照版本。注明適用中國法律和管轄法院。通過DHL等國際快遞寄送。重要項目要辦理領(lǐng)事認(rèn)證。涉及外匯的要注明結(jié)算貨幣和匯率標(biāo)準(zhǔn)。

【催款函模板使用注意事項】

1. 空白處都要填寫完整

模板中的[]符號都要替換為具體內(nèi)容。日期要寫全年月日，不能只寫"近日"。合同編號要帶字母前綴，比如"HT-2025-001"。

2. 附件清單要列明

如果有補(bǔ)充協(xié)議、驗收單等文件，要在函件最后注明附件清單。例如："附：1. 施工合同復(fù)印件（共8頁）；2. 工程驗收報告（2025年6月版）"

3. 語言版本要統(tǒng)一

中英文混合的合同要特別注意術(shù)語對應(yīng)。比如"進(jìn)度款"對應(yīng)"Progress Payment"。專業(yè)術(shù)語要前后一致，不能混用不同表述。

4. 簽章要規(guī)范

公章要蓋在公司名稱和日期上。法人簽字要用藍(lán)色墨水筆。如果有授權(quán)代表，要附上授權(quán)委托書復(fù)印件。

5. 發(fā)送記錄要存檔

保留快遞單、簽收截圖、郵件回執(zhí)等證據(jù)。重要函件要掃描存檔并備份到云端。紙質(zhì)版按時間順序歸檔保存至少5年。

【催款函后續(xù)跟進(jìn)步驟】

第一步：建立催款進(jìn)度表

記錄每次發(fā)函的日期和方式。登記對方的反饋情況。設(shè)置下次跟進(jìn)的時間提醒。重大案件每周至少跟進(jìn)兩次。

第二步：準(zhǔn)備法律文件

收集整理合同、付款憑證、驗收單據(jù)等證據(jù)。制作證據(jù)清單和目錄。提前撰寫起訴狀和財產(chǎn)保全申請書。

第三步：啟動調(diào)解程序

向工程所在地住建局申請調(diào)解。通過行業(yè)協(xié)會出面協(xié)調(diào)。邀請雙方共同信任的第三方參與協(xié)商。調(diào)解過程要全程錄音。

第四步：發(fā)送律師函

委托律師事務(wù)所發(fā)出正式律師函。律師函要加蓋律所公章和律師執(zhí)業(yè)章。通過公證方式送達(dá)。律師函中要明確訴訟時效提醒。

第五步：正式提起訴訟

在被告所在地或工程所在地法院立案。訴訟請求要包括本金、利息、違約金和訴訟費(fèi)用。同步申請凍結(jié)對方銀行賬戶。

【特別提醒要點(diǎn)】

1. 注意3年訴訟時效

從約定付款期限屆滿開始計算。每次催款可以中斷時效重新計算。要保留好每次催款的證據(jù)。

2. 優(yōu)先受償權(quán)要及時主張

在工程竣工或約定竣工日起18個月內(nèi)主張。需要先書面催告，再向法院申請拍賣。

3. 質(zhì)量爭議要提前應(yīng)對

對方可能以質(zhì)量問題抗辯。催款前要確保通過驗收程序。保留監(jiān)理單位的質(zhì)量確認(rèn)文件。

4. 農(nóng)民工工資問題要單獨(dú)處理

如有涉及農(nóng)民工工資，要向勞動監(jiān)察部門備案。這部分款項享有優(yōu)先支付權(quán)。

5. 涉外案件要注意時差

給海外公司發(fā)函要考慮對方工作日。重要時間節(jié)點(diǎn)要換算成當(dāng)?shù)貢r間。法律文書要提前辦理認(rèn)證手續(xù)。