【工程款催款通知函的五個核心要點】

一、催款函的基本結構要清晰

催款函需要包含五個主要部分。標題要寫明"工程款催款通知函"這幾個字。開頭要寫清楚對方公司的全名、地址和聯系方式。中間部分要說明具體的欠款項目和金額。結尾要留出發函公司的名稱和日期。

每個部分都有具體要求。標題要單獨成行并加粗顯示。對方信息要使用公司注冊時的完整名稱。欠款金額要同時用數字和漢字書寫。比如："欠款金額：￥500,000元（伍拾萬元整）"。最后要蓋公司公章并讓負責人簽字。

二、欠款信息必須詳細準確

寫欠款情況時要包含三個關鍵信息。第一是工程項目的具體名稱。第二是雙方簽訂的合同編號和日期。第三是欠款總額的詳細計算方式。這些內容要和原始合同保持一致。

金額部分要分開說明本金和利息。例如："本金：400,000元，利息（按年利率5%計算）：100,000元，合計：500,000元"。所有數字都要核對兩遍，確保沒有計算錯誤。如果合同里有違約金條款，也要單獨列出來。

三、法律條款要正確引用

催款函必須引用正確的法律條文?！睹穹ǖ洹返?07條是最常用的條款。這條規定發包方逾期付款時，承包方可以要求折價或拍賣工程。引用時要寫清楚法律名稱和具體條款號。

注意不要引用過時的法律。2025年1月1日之后都要用新版《民法典》。合同條款要和法律規定對應。比如工程驗收標準對應《民法典》第799條，付款時間對應第626條。

四、語氣措辭要專業得當

催款函要使用正式書面語。避免使用"馬上還錢"等口語化表達?？梢哉f"請于2025年12月31日前支付"。不能用威脅性語言，比如"不還款就讓你倒閉"。這種話可能構成恐嚇。

要給出明確的時間節點。比如"收到本函7個工作日內"。同時要保留協商余地，可以寫"如有異議請5日內書面反饋"。提醒法律后果時要客觀，比如"逾期將依法主張權利"。

五、法律程序要完整規范

發函前要檢查三個程序要點。第一要確認合同約定的催款方式，是書面通知還是快遞送達。第二要使用公司正式信頭紙打印。第三要通過EMS寄送并保留快遞單。

收到回執后要立即歸檔。如果對方超過期限未付款，要在3個月內起訴。注意建設工程優先受償權的有效期是18個月。重大案件要提前做財產保全，防止對方轉移資產。

【催款函常見問題解決方案】

問題一：對方不承認收到催款函

解決方法：使用郵政EMS寄送并要求回執。在快遞單上寫明"工程款催款通知函"字樣。保留電子版發送記錄。重要項目可以請公證處現場公證送達過程。

問題二：對方對欠款金額有爭議

解決方法：在函件中附上對賬單復印件。列出每筆進度款的計算明細。提供工程驗收報告的掃描件。如有監理簽字確認的文件也要一并附上。

問題三：對方拖延支付怎么辦

解決方法：在函件中設定明確的最后期限。比如"請于2025年12月31日下午5點前支付至指定賬戶"。到期后立即發送第二封催告函。同時準備起訴材料。

問題四：合同條款不清晰如何處理

解決方法：在催款函中引用《民法典》第510條。該條款規定約定不明確時可以協議補充。同時注明將按交易習慣或國家標準執行。比如工程驗收可按GB50300標準執行。

問題五：跨國工程款如何催收

解決方法：使用中英文對照版本。注明適用中國法律和管轄法院。通過DHL等國際快遞寄送。重要項目要辦理領事認證。涉及外匯的要注明結算貨幣和匯率標準。

【催款函模板使用注意事項】

1. 空白處都要填寫完整

模板中的[]符號都要替換為具體內容。日期要寫全年月日，不能只寫"近日"。合同編號要帶字母前綴，比如"HT-2025-001"。

2. 附件清單要列明

如果有補充協議、驗收單等文件，要在函件最后注明附件清單。例如："附：1. 施工合同復印件（共8頁）；2. 工程驗收報告（2025年6月版）"

3. 語言版本要統一

中英文混合的合同要特別注意術語對應。比如"進度款"對應"Progress Payment"。專業術語要前后一致，不能混用不同表述。

4. 簽章要規范

公章要蓋在公司名稱和日期上。法人簽字要用藍色墨水筆。如果有授權代表，要附上授權委托書復印件。

5. 發送記錄要存檔

保留快遞單、簽收截圖、郵件回執等證據。重要函件要掃描存檔并備份到云端。紙質版按時間順序歸檔保存至少5年。

【催款函后續跟進步驟】

第一步：建立催款進度表

記錄每次發函的日期和方式。登記對方的反饋情況。設置下次跟進的時間提醒。重大案件每周至少跟進兩次。

第二步：準備法律文件

收集整理合同、付款憑證、驗收單據等證據。制作證據清單和目錄。提前撰寫起訴狀和財產保全申請書。

第三步：啟動調解程序

向工程所在地住建局申請調解。通過行業協會出面協調。邀請雙方共同信任的第三方參與協商。調解過程要全程錄音。

第四步：發送律師函

委托律師事務所發出正式律師函。律師函要加蓋律所公章和律師執業章。通過公證方式送達。律師函中要明確訴訟時效提醒。

第五步：正式提起訴訟

在被告所在地或工程所在地法院立案。訴訟請求要包括本金、利息、違約金和訴訟費用。同步申請凍結對方銀行賬戶。

【特別提醒要點】

1. 注意3年訴訟時效

從約定付款期限屆滿開始計算。每次催款可以中斷時效重新計算。要保留好每次催款的證據。

2. 優先受償權要及時主張

在工程竣工或約定竣工日起18個月內主張。需要先書面催告，再向法院申請拍賣。

3. 質量爭議要提前應對

對方可能以質量問題抗辯。催款前要確保通過驗收程序。保留監理單位的質量確認文件。

4. 農民工工資問題要單獨處理

如有涉及農民工工資，要向勞動監察部門備案。這部分款項享有優先支付權。

5. 涉外案件要注意時差

給海外公司發函要考慮對方工作日。重要時間節點要換算成當地時間。法律文書要提前辦理認證手續。