# 催告函撰寫與證據保存全指南

## 撰寫催告函的六個關鍵步驟

寫一份催促甲方移交工作面的函件需要關注六個核心部分。第一步是確定標題，標題要直接點明主題。比如可以寫"關于催促移交工作面的函"。標題要寫在文件最上方中央位置。

第二步要寫明雙方信息。需要完整填寫發函方和收函方的全稱、聯系地址、聯系電話。如果對方是公司，要核對營業執照上的注冊名稱。這部分信息要準確無誤。

第三步需要說明合同背景。要寫明簽訂合同的日期、合同編號、原定移交時間等關鍵信息。這部分內容要簡明扼要，用一兩句話概括合同的主要約定。

第四步是核心催促內容。要明確指出甲方已經超過約定時間未移交工作面的事實?？梢砸煤贤械木唧w條款，比如"根據合同第三條第二款約定"。同時要表達希望對方盡快履行的要求。

第五步要說明可能的法律后果?？梢蕴嵝褜Ψ礁鶕贤谑畻l，逾期移交需要支付違約金。但要注意用詞不能帶有威脅性質，只需客觀陳述合同條款。

最后一步是結尾部分。要注明發函日期并加蓋公章。如果是電子函件，需要保留電子簽名。結尾要禮貌地要求對方限期回復，通常建議設置7-15天的回復期限。

## 正式函件的格式規范

函件的格式直接影響法律效力。正文建議使用宋體或仿宋字體，字號選擇小四或四號。標題要加粗并適當放大字號。行間距保持1.5倍，段落之間空一行。

結構上要嚴格按順序排列。標題之后先寫發函方信息，再寫收函方信息。正文部分分段落寫明合同背景、催促內容、法律提醒。重要條款可以用下劃線或加粗標注。

專業術語要準確使用。比如"工作面移交"要寫明具體定義，"違約條款"要注明合同條款編號。但不要使用過于生僻的法律術語，要保持文字通俗易懂。

簽名蓋章環節不能遺漏。紙質函件需要法人代表簽字并加蓋公司公章。電子函件要使用經過認證的電子簽名。簽名位置在正文結束后的右下方。

## 保存發送證據的三種方法

郵寄函件要選擇中國郵政EMS或順豐等有簽收服務的快遞。填寫快遞單時要詳細注明文件名稱，比如"關于XX項目工作面移交的催告函"。保留快遞底單并拍照存檔。

電子郵件發送要注意三個要點。使用企業郵箱發送，主題寫明"正式函件-關于XX移交事宜"。正文添加已讀回執功能。將函件轉為PDF格式并添加電子印章后作為附件發送。

傳真發送需要確認對方傳真號碼。發送后立即打印傳真發送報告，報告上會顯示發送時間、接收方號碼等信息。建議在傳真封面注明"重要法律文件"字樣。

## 工程款催告函模板解析

以下模板可供參考使用：

**關于XX項目工程款催告的函**

（對方公司全稱）：

根據2025年5月簽訂的《XX項目施工合同》（合同編號：2025-ZB-056），我方已完成全部施工內容并于2025年11月30日提交竣工資料。截至2025年1月15日，貴方尚余工程款人民幣1,250,000元未支付。

請貴方于2025年2月15日前將款項匯至以下賬戶：

開戶行：中國XX銀行XX支行

賬戶名稱：XX建設有限公司

賬號：6225 8812 3456 7890

如未按期支付，我方將根據合同第15條約定，按每日0.05%收取違約金，并保留法律追訴權利。望貴方重視信用記錄，及時履行付款義務。

XX建設有限公司

2025年1月16日

使用模板時要注意三點：金額要大小寫兼備，日期要具體到日，賬戶信息要反復核對。建議在函件編號處注明唯一流水號，方便后續追蹤。

## 合法催收的三種途徑

協商催收是首選方式?？梢酝ㄟ^微信工作群、現場會議等形式溝通。每次溝通要做書面記錄，重要談話可以錄音。建議每月發送一次書面催告，形成連續催收證據。

訴訟催收要注意訴訟時效。工程款糾紛的訴訟時效是三年，從約定付款期滿開始計算。起訴前要準備好合同、驗收單、催告函等全套證據。建議在訴訟時效到期前六個月啟動程序。

支付令申請需要滿足兩個條件：債權債務關系明確，沒有其他債務糾紛。法院受理后會在15日內審查，債務人收到支付令后15日內不提出異議即可申請強制執行。這種方式比訴訟節省時間，但要注意對方可能提出異議導致程序終止。

催收過程中要特別注意三個時間節點：合同約定的付款日、每次催告的發送日期、訴訟時效到期日。建議建立專門的催收臺賬，記錄每次溝通的時間、方式和結果。這些記錄在后續法律程序中具有重要證明作用。