單位間催款函寫作指南與范文解析

一、催款函的基本結(jié)構(gòu)

寫單位之間的催款函時(shí)，需要使用正式的商務(wù)信函格式。信函開頭要寫明雙方單位的具體信息。收款單位要寫全稱和詳細(xì)地址，付款單位的信息也要完整準(zhǔn)確。這些信息要放在信紙最上方的顯眼位置。

正文第一段需要說明合同簽訂的具體情況。要寫明合同名稱、編號(hào)和簽訂日期。接著要列出合同約定的付款時(shí)間和金額。這些信息能幫助對(duì)方快速核對(duì)交易記錄。

中間段落要說明當(dāng)前欠款情況。直接指出對(duì)方未按時(shí)付款的事實(shí)。要寫明發(fā)函當(dāng)天的日期，并說明尚未收到款項(xiàng)的具體金額。這部分內(nèi)容要保持客觀，用事實(shí)說話。

最后要設(shè)定明確的付款期限。給出具體的截止日期，并說明付款方式。要提醒對(duì)方逾期付款的后果，比如采取法律措施或收取額外費(fèi)用。結(jié)尾部分要表達(dá)希望保持合作關(guān)系的意愿。

二、催款函的格式規(guī)范

信函格式要符合商務(wù)文書標(biāo)準(zhǔn)。使用正式的信頭紙打印，單位名稱和地址要完整。標(biāo)題要用加粗字體寫明"催款函"三個(gè)字，字號(hào)要比正文大一號(hào)。

正文部分采用分段式結(jié)構(gòu)。每個(gè)段落只說一個(gè)重點(diǎn)內(nèi)容。段落之間要空一行，保持頁面整潔。重要數(shù)字和日期可以用加粗或下劃線強(qiáng)調(diào)。

聯(lián)系方式要單獨(dú)成段。寫明具體負(fù)責(zé)人的姓名、電話和郵箱。這些信息要放在正文結(jié)尾部分，方便對(duì)方及時(shí)聯(lián)系。單位公章要蓋在落款單位名稱和日期處。

三、核心內(nèi)容要點(diǎn)

必須包含完整的合同信息。要具體寫出合同簽訂日期、文件編號(hào)和項(xiàng)目名稱。這些信息能幫助對(duì)方快速查找相關(guān)文件。金額數(shù)字要同時(shí)用漢字和阿拉伯?dāng)?shù)字表示，防止被篡改。

要明確說明欠款情況。列出應(yīng)付款日期和實(shí)際未付款天數(shù)。未付金額要分項(xiàng)列出，包括本金和可能產(chǎn)生的利息。計(jì)算方式要符合合同約定，不能隨意增加費(fèi)用。

必須給出具體處理方案。設(shè)定新的付款截止日期，建議比發(fā)函日晚15-30個(gè)工作日。要提供至少兩種付款方式，比如銀行轉(zhuǎn)賬和支票支付。收款賬戶信息要完整準(zhǔn)確。

四、法律條款的應(yīng)用

要引用相關(guān)法律條文。主要依據(jù)民法典合同編的相關(guān)規(guī)定。比如第五百七十九條關(guān)于金錢債務(wù)履行的條款。引用時(shí)要寫明具體條款編號(hào)，增加信函的權(quán)威性。

違約責(zé)任要明確說明。根據(jù)合同約定寫明違約金計(jì)算方式。如果合同沒有約定，按中國人民銀行同期貸款利率計(jì)算。要說明可能采取的法律手段，比如起訴或申請(qǐng)仲裁。

注意用詞的法律效力。避免使用威脅性語言，重點(diǎn)說明事實(shí)和法律規(guī)定。可以寫"將依法維護(hù)合法權(quán)益"，不要寫"要讓你們付出代價(jià)"之類的過激表述。

五、注意事項(xiàng)與常見問題

保持專業(yè)溝通態(tài)度。即使對(duì)方拖欠款項(xiàng)，也要使用禮貌用語。可以用"請(qǐng)貴單位盡快處理"代替"你們必須立即付款"。結(jié)尾處可以寫"期待繼續(xù)合作"，維護(hù)商業(yè)關(guān)系。

注意證據(jù)保存。寄送紙質(zhì)函件要使用掛號(hào)信，保留郵寄憑證。電子函件要保存發(fā)送記錄和已讀回執(zhí)。所有往來函件要按時(shí)間順序整理歸檔。

定期跟進(jìn)催款進(jìn)度。首次發(fā)函后7個(gè)工作日未收到回復(fù)，需要電話聯(lián)系確認(rèn)。超過15個(gè)工作日未付款，應(yīng)當(dāng)發(fā)送第二封催款函。連續(xù)三次催款無果，建議啟動(dòng)法律程序。

催款函范文示例

XX市建筑材料有限公司

地址：XX市中山路168號(hào)

電話：0510-87654321

2025年11月20日

XX建設(shè)工程集團(tuán)

地址：XX市長江路399號(hào)

尊敬的張經(jīng)理：

根據(jù)2025年5月10日簽訂的《水泥供應(yīng)合同》（編號(hào)：SM20250510），貴公司應(yīng)在2025年11月10日前支付第三季度貨款人民幣伍拾萬元整（￥500,000）。截至今日，我司尚未收到該筆款項(xiàng)。

現(xiàn)正式通知貴公司，請(qǐng)于2025年12月5日前將欠款匯至我司工商銀行賬戶（賬號(hào)：6222025234567890123）。逾期未付，我司將按合同約定每日收取0.05%的違約金，并保留依法追償?shù)臋?quán)利。

希望貴公司重視此事，及時(shí)履行付款義務(wù)。如有疑問，請(qǐng)聯(lián)系采購部王主任（手機(jī)：13812345678）。感謝配合，期待繼續(xù)合作。

此致

敬禮！

XX市建筑材料有限公司（蓋章）

2025年11月20日

（全文共2080字）